Secretáriado - Como Iniciar na Profissão

SECRETARIADO

Resumo da Profissão
- Apoiar gerentes, supervisores e outros profissionais nos vários serviços administrativos.

Quais são os outros nomes da profissão?
- Assistente administrativo
- Secretário(a) executiva
- Secretário(a) particular

Quais são as tarefas e responsabilidades da profissão?
- Marca e controla compromissos, reuniões e viagens.
- Responde e faz chamadas telefônicas.
- Digita cartas, relatórios, apresentações e outros documentos.
- Organiza a cópia de documentos.
- Arquiva documentos.
- Realiza serviços administrativos em geral.
- Controla a correspondência de entrada e saída.
- Saúda visitantes.
- Assiste reuniões e faz a minuta ou ata da reunião.
- Toma ditados usando taquigrafia ou gravador.
- Realiza pesquisas e prepara documentos.
- Solicita ou compra material de escritório
- Eventualmente executa outras tarefas nas férias de funcionários.

Quais são os requisitos para ser uma Secretário(a) ?

1) Habilidades NecessáriasBoa comunicação organizacional e deve saber ouvir. Deve ser detalhista quando necessário.Saber tomar decisões.Bom desempenho ao digitar no teclado do computador.Prática em utilizar computadores.

2) Conhecimentos Necessários Conhecer totalmente o papel do(a) secretário(a) e o que faz cada cargo na empresa.Conhecer os métodos de trabalho em um escritório.Conhecer os sistemas de informações.Bom conhecimento de português (falado, escrito, gramatical).
3) Qualidades PessoaisDevem ser pacientes, diplomáticos(as), discretos(as) e auto-motivados(as).Devem saber trabalhar independentemente e como parte de uma equipe.Devem saber estabelecer prioridades, trabalhar sob pressão, honrar compromissos e datas, relacionar-se com funcionários de todos os níveis.

4) Requisitos FísicosO cargo não requer esforço físico. Deve ter boa aparência.

Como iniciar na profissão?
- Segundo grau.
- Ter o certificado com DRT.
- Boa digitação.
- Bom domínio de microcomputador.
- Experiência em recepção.
- Experiência em atendimento a clientes
- Experiência em serviços administrativos.

Como é o local de trabalho da profissão de Secretário(a)?

Normalmente trabalham em escritórios de sedes ou filiais de empresas. Eventualmente viajam a serviço. Usam computadores, máquinas de escrever, telefones, fax, máquinas copiadoras, etc. Normalmente trabalham nos horários normais da empresa.Normalmente trabalham usando telefone, fax, e-mail ou contato pessoal com um grande número de pessoas (clientes, visitantes, outras secretarias, gerentes, etc). Pode supervisionar pequeno grupo de pessoas.

Qual é o futuro da profissão de Secretário(a)?
As perspectivas de futuro são boas. Gerentes, diretores e outros profissionais estão gerenciando sua própria correspondência através do email. Tendência para uma secretário(a) atender vários gerentes e/ou diretores ou mesmo todo um departamento.Novas tarefas estão surgindo: pesquisa na internet, treinamento, controle de budget, gerenciamento de projeto, elaborar atas de reuniões em notebook.